SENIOR SECRETARY EXCELLENCE : EFFECTIVE ADMINISTRATION, COMMUNICATION & EXECUTIVE SUPPORT

DESKRIPSI PELATIHAN

Senior Secretary Excellence: Effective Administration, Communication & Executive Support merupakan pelatihan yang dirancang untuk meningkatkan kompetensi profesional Senior Secretary dalam menjalankan peran strategis sebagai pendukung pimpinan dan organisasi. Seiring dengan meningkatnya tuntutan terhadap efektivitas kerja, seorang senior secretary tidak hanya dituntut memiliki kemampuan administratif, tetapi juga mampu berkomunikasi secara profesional, mengelola prioritas, menjaga kerahasiaan informasi, mengoordinasikan berbagai aktivitas, serta memberikan dukungan yang efektif kepada pimpinan.

Pelatihan ini membekali peserta dengan keterampilan advanced administrative management, executive support, professional communication, time and priority management, meeting and agenda management, correspondence, coordination, problem solving, serta professional etiquette. Peserta juga akan mendapatkan pemahaman mengenai bagaimana membangun hubungan kerja yang efektif dengan pimpinan, rekan kerja, maupun pihak eksternal.

Dengan pendekatan praktis, interaktif, studi kasus, simulasi, dan role play, peserta diharapkan mampu meningkatkan kualitas pelayanan administratif, bekerja secara lebih terorganisir dan proaktif, serta menjadi Senior Secretary yang profesional, efektif, responsif, dan mampu memberikan nilai tambah bagi pimpinan maupun organisasi.

TUJUAN PELATIHAN

Pelatihan Senior Secretary Excellence: Effective Administration, Communication & Executive Support bertujuan untuk meningkatkan kompetensi peserta agar mampu menjalankan peran sebagai Senior Secretary secara profesional, efektif, dan proaktif dalam mendukung pimpinan maupun organisasi.

Secara khusus, setelah mengikuti pelatihan peserta diharapkan mampu :

1. Memahami peran strategis Senior Secretary sebagai executive support dan business partner bagi pimpinan.
2. Meningkatkan kemampuan administrasi profesional, termasuk pengelolaan dokumen, korespondensi, agenda, jadwal, dan informasi.
3. Mengelola waktu, prioritas, dan pekerjaan secara efektif dalam menghadapi berbagai tugas dan kebutuhan pimpinan.
4. Meningkatkan kemampuan komunikasi profesional, baik secara lisan, tertulis, maupun melalui komunikasi digital.
5. Mampu mengelola agenda, meeting, perjalanan dinas, dan berbagai kegiatan pimpinan secara terstruktur dan efisien.
6. Meningkatkan kemampuan koordinasi dan collaboration dengan pimpinan, internal organisasi, maupun pihak eksternal.
7. Menerapkan business etiquette dan professional image dalam berbagai situasi bisnis.
8. Meningkatkan kemampuan problem solving dan decision support dalam menangani berbagai kebutuhan administratif dan operasional.
9. Menjaga kerahasiaan, integritas, dan profesionalisme dalam mengelola informasi dan dokumen perusahaan.
10. Mengembangkan sikap proaktif, adaptif, dan service-oriented sehingga mampu memberikan executive support yang berkualitas dan memberikan nilai tambah bagi organisasi.

TARGET PESERTA

Pelatihan Senior Secretary Excellence: Effective Administration, Communication & Executive Support ditujukan bagi:

• Senior Secretary yang bertanggung jawab memberikan dukungan administratif dan operasional kepada pimpinan.
• Executive Secretary yang mendukung Direktur, General Manager, CEO, atau jajaran manajemen.
• Personal Assistant (PA) / Executive Assistant (EA) yang menangani kebutuhan profesional dan administratif pimpinan.
• Secretary yang telah memiliki pengalaman kerja dan ingin meningkatkan kompetensi ke tingkat yang lebih advanced.
• Administrative Officer / Administrative Staff yang memiliki tanggung jawab koordinasi dan dukungan kepada manajemen.
• Office Coordinator / Administration Coordinator yang menangani aktivitas administrasi dan koordinasi organisasi.
• Profesional yang dipersiapkan untuk meningkatkan peran dari Secretary menjadi Senior/Executive Secretary.
• Profesional administrasi yang ingin meningkatkan kemampuan executive support, komunikasi, koordinasi, time management, dan professional etiquette.

Prasyarat: Peserta disarankan telah memiliki pengalaman dasar dalam pekerjaan administrasi atau kesekretariatan agar dapat mengikuti materi dan studi kasus secara optimal.

MATERI PELATIHAN

1. The Strategic Role of a Senior Secretary

• Peran dan tanggung jawab Senior Secretary
• Perbedaan Secretary, Senior Secretary, Executive Secretary, dan Executive Assistant
• Senior Secretary sebagai strategic partner bagi pimpinan
• Sikap proaktif dan anticipative support
• Professional mindset dan ownership

2. Professional Administrative Excellence

• Prinsip administrasi profesional
• Document dan filing management
• Pengelolaan surat dan korespondensi
• Pengelolaan informasi dan data
• Digital document management
• Confidentiality dan information security
• Administrative workflow yang efektif

3. Executive Support & Executive Assistance

• Memahami kebutuhan dan working style pimpinan
• Managing executive priorities
• Supporting executive decision-making
• Managing executive requests
• Handling urgent and confidential matters
• Membangun hubungan kerja yang efektif dengan pimpinan

4. Time, Priority & Task Management

• Time management untuk Senior Secretary
• Menentukan prioritas pekerjaan
• Urgent vs. important
• Managing multiple tasks
• Managing deadlines
• Handling last-minute requests
• Teknik meningkatkan produktivitas kerja

5. Professional Business Communication

• Prinsip komunikasi profesional
• Verbal dan non-verbal communication
• Active listening
• Professional telephone handling
• Professional email dan business correspondence
• Communication dengan pimpinan, kolega, klien, dan stakeholder
• Handling difficult conversations

6. Meeting & Agenda Management

• Menyusun dan mengelola executive agenda
• Meeting preparation
• Scheduling dan rescheduling
• Menyiapkan meeting materials
• Meeting coordination
• Minutes of Meeting
• Follow-up action items
• Managing meeting conflicts

7. Business Travel & Event Coordination

• Perencanaan perjalanan dinas pimpinan
• Travel itinerary
• Ticketing, accommodation, dan transportation coordination
• Meeting dan appointment arrangement
• Managing changes dan unexpected situations
• Event dan executive activity coordination

8. Professional Etiquette & Executive Image

• Business etiquette
• Telephone dan email etiquette
• Meeting etiquette
• Protocol dan hospitality
• Handling VIP/external guests
• Professional appearance dan executive presence
• Representing the company professionally

9. Stakeholder & Relationship Management

• Internal dan external stakeholder management
• Building professional relationships
• Coordination across departments
• Managing expectations
• Diplomacy dan tactfulness
• Handling difficult personalities
• Networking skills

10. Problem Solving & Decision Support

• Identifikasi masalah administratif dan operasional
• Root cause analysis
• Problem-solving techniques
• Handling unexpected situations
• Escalation dan decision-making
• Providing information untuk mendukung keputusan pimpinan

11. Professionalism, Confidentiality & Ethics

• Integrity dan professional responsibility
• Confidential information management
• Ethics dalam pekerjaan sekretaris
• Handling sensitive documents dan information
• Conflict of interest
• Building trust dengan pimpinan

12. Digital Skills for Modern Secretary

• Pemanfaatan Microsoft Office/Google Workspace untuk pekerjaan sekretarial
• Calendar dan task management
• Digital collaboration tools
• Online meeting management
• Pengelolaan dokumen secara digital
• Pemanfaatan AI secara aman untuk mendukung pekerjaan administratif

13. Handling Difficult Situations

• Handling demanding executives
• Dealing with difficult visitors/callers
• Managing conflicting schedules
• Handling complaints
• Crisis dan last-minute situations
• Maintaining composure under pressure

14. Practical Simulation & Case Study

• Simulasi pengelolaan agenda pimpinan
• Simulasi business correspondence
• Simulasi handling telephone dan visitor
• Simulasi meeting preparation
• Studi kasus conflict scheduling
• Simulasi handling urgent executive requests
• Role play Senior Secretary–Executive
• Final competency assessment

Trainer : Spectracentre Trainer Team