PROCUREMENT & VENDOR MANAGEMENT

DESKRIPSI PELATIHAN

Pelatihan Procurement & Vendor Management dirancang untuk meningkatkan kompetensi peserta dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara efektif, efisien, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pelatihan ini membahas tahapan pengadaan mulai dari identifikasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi, proses pemilihan dan evaluasi vendor, negosiasi, hingga pengelolaan hubungan dan kinerja vendor.

Peserta juga akan dibekali pemahaman mengenai strategi procurement, vendor selection, cost optimization, contract management, serta vendor performance management. Melalui pendekatan praktis dan studi kasus, peserta diharapkan mampu mengambil keputusan pengadaan yang tepat, meminimalkan risiko, mengoptimalkan biaya, serta membangun hubungan kerja sama yang produktif dan berkelanjutan dengan vendor.

TUJUAN PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

1. Memahami prinsip dan proses procurement management secara menyeluruh.
2. Mampu melakukan identifikasi kebutuhan dan menyusun strategi pengadaan.
3. Mampu melakukan seleksi, evaluasi, dan kualifikasi vendor secara objektif.
4. Meningkatkan keterampilan negosiasi dengan vendor.
5. Mampu mengelola kontrak dan memonitor kinerja vendor.
6. Mengidentifikasi dan memitigasi risiko dalam proses pengadaan.
7. Mengoptimalkan biaya, kualitas, waktu, dan nilai pengadaan bagi perusahaan.

TARGET PESERTA

Pelatihan Procurement & Vendor Management ditujukan bagi:

• Staff, Officer, dan Supervisor Procurement/Purchasing.
• Staff dan Supervisor Supply Chain & Logistics.
• Vendor Management atau Supplier Management.
• Contract Management dan Administrasi Pengadaan.
• Pengguna barang/jasa atau User/Requester yang terlibat dalam proses pengadaan.
• Finance, Accounting, dan Legal yang terkait dengan proses procurement dan kontrak.
• Manager atau pimpinan yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan pengelolaan vendor.
• Profesional yang ingin meningkatkan kompetensi dalam procurement, vendor selection, negotiation, dan vendor performance management.

1. ma

MATERI PELATIHAN

Fundamental Procurement Management

• Konsep, fungsi, dan peran procurement dalam perusahaan
• Siklus dan proses pengadaan barang/jasa
• Prinsip efisiensi, efektivitas, transparansi, dan compliance
• Procurement sebagai strategic business partner

Procurement Planning & Strategy

• Identifikasi kebutuhan dan spesifikasi barang/jasa
• Penyusunan procurement plan
• Analisis kebutuhan dan prioritas pengadaan
• Strategi sourcing dan procurement
• Total Cost of Ownership (TCO)

Vendor Selection & Qualification

• Identifikasi dan sourcing calon vendor
• Vendor pre-qualification
• Kriteria dan metode evaluasi vendor
• Vendor scoring dan assessment
• Analisis risiko vendor

Request for Quotation (RFQ) & Tender Management

• Penyusunan RFQ/RFP
• Proses quotation dan tender
• Perbandingan penawaran vendor
• Evaluasi teknis dan komersial
• Penetapan vendor terbaik

Procurement Negotiation

• Prinsip dan strategi negosiasi dengan vendor
• Teknik mendapatkan harga dan terms terbaik
• Negotiation planning
• Mengelola keberatan dan deadlock
• Studi kasus negosiasi procurement

Contract & Purchase Order Management

• Elemen penting dalam kontrak pengadaan
• Terms & Conditions
• Purchase Order (PO)
• SLA dan service level
• Pengelolaan perubahan, klaim, dan terminasi kontrak

Vendor Performance Management

• Penetapan Key Performance Indicators (KPI) vendor
• Monitoring kualitas, delivery, cost, dan service
• Vendor performance evaluation
• Vendor review dan corrective action
• Vendor development dan improvement

Vendor Relationship Management

• Membangun hubungan strategis dengan vendor
• Komunikasi dan koordinasi efektif
• Strategic supplier partnership
• Managing conflict dengan vendor
• Pengembangan hubungan jangka panjang

Procurement Risk Management & Compliance

• Identifikasi risiko procurement dan vendor
• Fraud, conflict of interest, dan unethical procurement
• Mitigasi risiko vendor
• Procurement compliance dan governance

Cost Optimization & Procurement Improvement

• Cost reduction vs. cost avoidance
• Analisis harga dan biaya
• Value for Money
• Identifikasi peluang efisiensi
• Penyusunan action plan peningkatan procurement

Practical Case Study & Simulation

• Simulasi evaluasi dan pemilihan vendor
• Simulasi negosiasi procurement
• Analisis vendor performance
• Penyusunan vendor evaluation scorecard
• Penyusunan Procurement & Vendor Management Improvement Plan

MATERI PELATIHAN

1.     Fundamental Procurement Management

• Konsep, fungsi, dan peran procurement dalam perusahaan
• Siklus dan proses pengadaan barang/jasa
• Prinsip efisiensi, efektivitas, transparansi, dan compliance
• Procurement sebagai strategic business partner

2.    Procurement Planning & Strategy

• Identifikasi kebutuhan dan spesifikasi barang/jasa
• Penyusunan procurement plan
• Analisis kebutuhan dan prioritas pengadaan
• Strategi sourcing dan procurement
• Total Cost of Ownership (TCO)

3.    Vendor Selection & Qualification

• Identifikasi dan sourcing calon vendor
• Vendor pre-qualification
• Kriteria dan metode evaluasi vendor
• Vendor scoring dan assessment
• Analisis risiko vendor

4.    Request for Quotation (RFQ) & Tender Management

• Penyusunan RFQ/RFP
• Proses quotation dan tender
• Perbandingan penawaran vendor
• Evaluasi teknis dan komersial
• Penetapan vendor terbaik

5.    Procurement Negotiation

• Prinsip dan strategi negosiasi dengan vendor
• Teknik mendapatkan harga dan terms terbaik
• Negotiation planning
• Mengelola keberatan dan deadlock
• Studi kasus negosiasi procurement

6.    Contract & Purchase Order Management

• Elemen penting dalam kontrak pengadaan
• Terms & Conditions
• Purchase Order (PO)
• SLA dan service level
• Pengelolaan perubahan, klaim, dan terminasi kontrak

7.    Vendor Performance Management

• Penetapan Key Performance Indicators (KPI) vendor
• Monitoring kualitas, delivery, cost, dan service
• Vendor performance evaluation
• Vendor review dan corrective action
• Vendor development dan improvement

8.    Vendor Relationship Management

• Membangun hubungan strategis dengan vendor
• Komunikasi dan koordinasi efektif
• Strategic supplier partnership
• Managing conflict dengan vendor
• Pengembangan hubungan jangka panjang

9.    Procurement Risk Management & Compliance

• Identifikasi risiko procurement dan vendor
• Fraud, conflict of interest, dan unethical procurement
• Mitigasi risiko vendor
• Procurement compliance dan governance

10.  Cost Optimization & Procurement Improvement

• Cost reduction vs. cost avoidance
• Analisis harga dan biaya
• Value for Money
• Identifikasi peluang efisiensi
• Penyusunan action plan peningkatan procurement

11.   Practical Case Study & Simulation

• Simulasi evaluasi dan pemilihan vendor
• Simulasi negosiasi procurement
• Analisis vendor performance
• Penyusunan vendor evaluation scorecard
• Penyusunan Procurement & Vendor Management Improvement Plan

Trainer : Spectracentre Trainer Team