Effective Communication Skills: Internal & External Communication

DESKRIPSI PELATIHAN

Pelatihan Effective Communication Skills: Internal & External Communication dirancang untuk meningkatkan kemampuan peserta dalam menyampaikan dan menerima informasi secara jelas, tepat, profesional, dan persuasif, baik dalam lingkungan internal maupun ketika berinteraksi dengan pihak eksternal. Komunikasi yang efektif menjadi salah satu faktor penting dalam membangun kolaborasi, menghindari kesalahpahaman, meningkatkan produktivitas, serta menciptakan hubungan kerja yang positif.

Pelatihan ini membahas berbagai aspek komunikasi profesional, mulai dari verbal dan nonverbal communication, active listening, komunikasi melalui media tertulis dan digital, membangun rapport, memberikan feedback, hingga menangani konflik dan situasi komunikasi yang sulit. Peserta juga akan mempelajari cara menyesuaikan gaya komunikasi dengan karakteristik lawan bicara, jabatan, situasi, dan tujuan komunikasi.

Melalui pendekatan interactive presentation, discussion, case study, role play, dan practical exercise, peserta akan mendapatkan kesempatan untuk mempraktikkan teknik komunikasi dalam berbagai situasi kerja, seperti komunikasi dengan atasan, rekan kerja, bawahan, customer, vendor, maupun stakeholder eksternal.

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu membangun komunikasi yang lebih efektif, profesional, kolaboratif, dan berorientasi pada hasil, sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan individu maupun organisasi.

TUJUAN PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

1. Memahami prinsip, proses, dan faktor-faktor yang memengaruhi komunikasi efektif di lingkungan kerja.
2. Mampu menyampaikan informasi secara jelas, terstruktur, tepat, dan profesional.
3. Meningkatkan kemampuan active listening untuk memahami kebutuhan, pesan, dan sudut pandang orang lain.
4. Mampu menggunakan komunikasi verbal, nonverbal, tertulis, dan digital secara tepat sesuai situasi.
5. Mampu menyesuaikan gaya komunikasi dengan karakteristik atasan, rekan kerja, bawahan, customer, vendor, dan stakeholder.
6. Meningkatkan kemampuan membangun rapport, trust, dan positive professional relationships.
7. Mampu memberikan dan menerima feedback secara konstruktif.
8. Mampu menangani miscommunication, disagreement, dan konflik secara profesional.
9. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi secara persuasif dan asertif tanpa menimbulkan resistensi.
10. Mampu menerapkan teknik komunikasi efektif untuk meningkatkan kolaborasi, produktivitas, dan kualitas hubungan kerja.

TARGET PESERTA

Pelatihan ini ditujukan bagi:

• Staff, Officer, dan Supervisor dari berbagai fungsi/departemen.
• Team Leader dan Coordinator yang bertanggung jawab mengarahkan dan berkomunikasi dengan anggota tim.
• Manager dan Assistant Manager yang membutuhkan kemampuan komunikasi dalam memimpin dan berkoordinasi.
• Staff Customer Service, Frontliner, dan Public Relations yang berinteraksi langsung dengan pelanggan atau pihak eksternal.
• Staff Sales & Marketing yang berkomunikasi dengan customer, partner, dan stakeholder.
• Staff Procurement/Purchasing yang berinteraksi dengan vendor dan supplier.
• Staff Human Resources/GA yang menangani komunikasi dengan karyawan maupun pihak eksternal.
• Profesional yang sering melakukan meeting, presentation, negotiation, coordination, dan business discussion.
• Karyawan yang ingin meningkatkan kemampuan komunikasi interpersonal, asertif, persuasif, dan profesional di lingkungan kerja.

MATERI PELATIHAN

Fundamental Effective Communication

• Pengertian dan tujuan komunikasi efektif
• Proses dan elemen komunikasi
• Hambatan dalam komunikasi
• Faktor yang memengaruhi keberhasilan komunikasi
• Prinsip 7C’s of Effective Communication

Communication Styles

• Mengenali berbagai gaya komunikasi
• Passive, Aggressive, Passive-Aggressive, dan Assertive Communication
• Menyesuaikan gaya komunikasi dengan lawan bicara
• Membangun komunikasi yang positif dan profesional

Verbal & Non-Verbal Communication

• Pemilihan kata dan struktur pesan
• Tone of voice, intonasi, dan kecepatan bicara
• Body language dan facial expression
• Eye contact dan gesture
• Membangun keselarasan antara pesan verbal dan nonverbal

Active Listening & Empathy

• Konsep dan pentingnya active listening
• Teknik bertanya dan probing
• Paraphrasing dan clarification
• Empathy dalam komunikasi
• Menghindari asumsi dan kesalahpahaman

Effective Internal Communication

• Komunikasi dengan atasan, rekan kerja, dan bawahan
• Teknik menyampaikan informasi dan instruksi
• Komunikasi dalam koordinasi lintas departemen
• Komunikasi dalam meeting
• Teknik menyampaikan pendapat dan ide secara profesional

External & Business Communication

• Komunikasi dengan customer, vendor, supplier, partner, dan stakeholder
• Membangun professional rapport
• Teknik menghadapi customer atau stakeholder yang sulit
• Menjaga citra profesional dalam komunikasi eksternal
• Komunikasi yang berorientasi pada solusi

Assertive & Persuasive Communication

• Teknik menyampaikan pendapat secara tegas namun tetap profesional
• Mengatakan “tidak” secara tepat
• Teknik memengaruhi dan meyakinkan orang lain
• Persuasive language
• Membangun komunikasi yang win-win

Giving & Receiving Feedback

• Prinsip constructive feedback
• Teknik memberikan feedback tanpa menimbulkan defensiveness
• Menerima kritik secara positif
• Feedback untuk peningkatan kinerja
• Coaching conversation sederhana

Conflict & Difficult Communication

• Mengenali sumber konflik komunikasi
• Teknik menghadapi difficult person
• Managing disagreement
• Teknik de-escalation
• Penyelesaian konflik secara konstruktif

Communication for Collaboration & Teamwork

• Membangun trust melalui komunikasi
• Meningkatkan koordinasi dan kolaborasi
• Mengelola perbedaan perspektif
• Komunikasi untuk membangun teamwork
• Menciptakan budaya komunikasi yang terbuka

Practical Exercise, Role Play & Case Study

• Simulasi komunikasi dengan atasan dan rekan kerja
• Role play menghadapi customer/vendor yang sulit
• Simulasi memberikan feedback
• Praktik komunikasi asertif dan persuasif
• Analisis kasus miskomunikasi
• Penyusunan Personal Communication Improvement Plan

Trainer : Spectracentre Trainer Team