DOCUMENT CONTROLLING AND FILE MANAGEMENT SYSTEM - 3 DAYS

Durasi : 09.00 - 16.00 WIB

DESKRIPSI PELATIHAN 

Salah satu tujuan Document Control & Filling System training adalah agar kita bisa memahami  bagaimana konsep implementasi pengendalian dokumen yang efektif, bagaimana mengidentifikasi dokumen (penomoran, kode revisi dan riwayat perubahan dokumen), bagaimana konsep management change pada dokumen, mengenai approval system pada dokumen (peninajaun, memperbarui dan persetujuan ulang), mengenai manajemen distribusi salinan dokumen (Controlled Copy & Uncontrollerd Copy), bagaimana manajemen dokumen kadaluarsa, dan hal – hal lain terkait Document Control & Filling System.

TUJUAN PELATIHAN :

• Memahami prinsip-prinsip dasar pengendalian dokumen (document control).
• Mampu mengelola siklus hidup dokumen: pembuatan, revisi, distribusi, dan penyimpanan.
• Mengenal sistem manajemen arsip digital (EDMS/DMS) dan praktik terbaik dalam pengelolaan file.
• Menjamin keamanan, keaslian, dan keterlacakan dokumen sesuai standar ISO.

METODE PELATIHAN :

• 30% teori, 70% praktik dan studi kasus
• Simulasi sistem dokumentasi
• Latihan membuat template, form, dan sistem pelacakan dokumen

TOOLS :

• Microsoft Excel/SharePoint
• Google Workspace
• Sistem DMS open-source/berbasis cloud (opsional demo)

MATERI :
Hari ke-1 : Dasar-Dasar Document Control

1. Pengenalan Document Control

• Definisi dan peran pengendalian dokumen
• Manfaat document control dalam organisasi
• Tipe dokumen yang dikendalikan (SOP, form, instruksi kerja, dsb.)

2. Standar dan Regulasi Pengelolaan Dokumen

• ISO 9001: Quality Management System
• ISO 15489: Information and Documentation – Records Management
• Regulasi lokal terkait kearsipan dan audit

3. Siklus Hidup Dokumen

• Pembuatan dan identifikasi dokumen
• Revisi dan approval
• Distribusi, akses, dan penyimpanan
• Retensi dan pemusnahan dokumen

4. Struktur dan Klasifikasi Dokumen

• Kode dokumen dan sistem penomoran
• Template dan metadata dokumen
• Folder dan file taxonomy

Hari ke-2 : Pengelolaan Arsip Digital dan Sistem Elektronik

5. Electronic Document Management System (EDMS)

• Fungsi dasar dan arsitektur EDMS
• Fitur penting: versioning, permission control, audit trail
• Perbandingan sistem: SharePoint, M-Files, Alfresco, Google Workspace

6. Implementasi File Management System (FMS)

• Struktur folder dan kebijakan penyimpanan
• Penggunaan cloud storage vs lokal server
• Backup dan pemulihan data

7. Keamanan dan Akses Dokumen

• Hak akses dan kontrol pengguna
• Pengamanan file dengan enkripsi dan autentikasi
• Kepatuhan terhadap aturan privasi dan data protection (misal GDPR, PDP Indonesia)

8. Integrasi dengan Proses Bisnis

• Workflow otomatis untuk pengesahan dokumen
• Kolaborasi lintas departemen
• Integrasi dengan ERP, CRM, atau sistem lainnya

Hari ke-3 : Praktik, Audit dan Dokumentasi Professional

9. Praktik Penggunaan Tools Document Control

• Simulasi menggunakan EDMS (contoh: SharePoint/Google Drive/Excel-based tracker)
• Template daftar distribusi dan log revisi
• Formulir kontrol revisi dan persetujuan

10. Audit dan Evaluasi Sistem Dokumentasi

• Audit trail & histori dokumen
• Checklist audit dokumentasi ISO
• Perbaikan temuan audit dokumentasi

11. Kearsipan Fisik dan Hybrid

• Pengelolaan arsip hardcopy: penataan, label, pengindeksan
• Sistem klasifikasi rak/lokasi penyimpanan
• Transisi arsip fisik ke digital (digitisasi & scanning)

12. Studi Kasus dan Simulasi

• Studi kasus manajemen dokumen di perusahaan proyek/ISO
• Simulasi penyusunan dan distribusi SOP
• Evaluasi efektivitas sistem file management

Trainer : Spectracentre Trainer Team