PROFESSIONAL SECRETARY SKILLS (Strategic, Agile & Digitally Smart Executive Support)

Durasi : 09.00 – 16.00 WIB

DESKRIPSI PELATIHAN

Peran sekretaris saat ini telah berkembang dari fungsi administratif menjadi strategic business partner bagi pimpinan dan organisasi. Di era digital, multigenerasi, dan kerja hybrid, sekretaris dituntut memiliki kompetensi komunikasi profesional, manajemen waktu tingkat tinggi, penguasaan teknologi, serta kemampuan problem solving dan business awareness.

Pelatihan 2 hari ini dirancang untuk meningkatkan kompetensi sekretaris agar mampu:

       •          Menjadi trusted partner pimpinan

       •          Mengelola pekerjaan secara sistematis dan proaktif

       •          Berkomunikasi profesional dengan berbagai stakeholder

       •          Mengoptimalkan tools digital untuk efisiensi kerja

       •          Meningkatkan citra profesional Perusahaan

TUJUAN DAN MANFAAT PELATIHAN 

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta mampu:

1. Memahami peran strategis sekretaris modern
2. Mengelola waktu, prioritas, dan tekanan kerja
3. Berkomunikasi profesional secara lisan dan tertulis
4. Mengelola rapat dan agenda pimpinan secara efektif
5. Mengoptimalkan teknologi perkantoran dan AI tools
6. Menangani tamu, komplain, dan situasi sulit secara elegan
7. Menunjukkan etika, integritas, dan profesionalisme tinggi

Siapa yang disarankan untuk mengikuti Pelatihan ini ?

• Secretary / Executive Secretary
• Personal Assistant
• Administrative Officer
• Office Manager
• Staff administrasi senior yang diproyeksikan menjadi sekretaris pimpinan 

MATERI PELATIHAN 

1. The Evolving Role of Professional Secretary

       •          Transformasi peran sekretaris di era digital

       •          Secretary as Business Partner

       •          Memahami gaya kepemimpinan pimpinan

       •          Managing up: bagaimana bekerja efektif dengan atasan

       •          Professional mindset & ownership

2. Professional Business Communication

       •          Komunikasi efektif di lingkungan multigenerasi

       •          Teknik komunikasi asertif & diplomatis

       •          Mengelola komunikasi dengan pimpinan yang demanding

       •          Telephone & virtual etiquette

       •          Body language & executive presence

3. Effective Business Correspondence

       •          Email profesional & impactful

       •          Struktur email yang jelas & persuasif

       •          Penulisan memo, notulen, dan laporan singkat

       •          Menghindari miskomunikasi tertulis

       •          Chat etiquette (WhatsApp & platform kerja)

4. Meeting & Agenda Management Excellence

       •          Mengelola jadwal pimpinan secara strategis

       •          Teknik menyusun agenda prioritas

       •          Manajemen rapat efektif

       •          Membuat notulen yang ringkas & actionable

       •          Follow up system yang sistematis

5. Time Management & Productivity System

       •          Teknik prioritas (Eisenhower Matrix)

       •          Mengelola multitasking & deadline

       •          Handling urgent vs important tasks

       •          Stress management untuk sekretaris

       •          Personal productivity system

6. Digital Tools & AI for Secretary

       •          Optimalisasi Microsoft Office & Google Workspace

       •          Smart calendar management

       •          Cloud document management

       •          Introduction to AI tools untuk sekretaris

       •          Automasi tugas administratif

7. Handling Guest, Complaint & Difficult Situation

       •          Protokoler & hospitality excellence

       •          Menangani tamu VIP

       •          Teknik menghadapi komplain

       •          Conflict handling basic skill

       •          Emotional intelligence for secretary

8. Professional Image, Ethics & Personal Branding

       •          Grooming & executive appearance

       •          Etika profesional & kerahasiaan

       •          Integritas & trust building

       •          Personal branding sebagai sekretaris profesional

       •          Action Plan pengembangan diri

Benefit untuk Perusahaan

       •          Sekretaris lebih proaktif & sistematis

       •          Peningkatan kualitas komunikasi pimpinan

       •          Efisiensi waktu dan jadwal kerja

       •          Citra profesional perusahaan meningkat

       •          Minim miskomunikasi & kesalahan administratif 

Metode Pelatihan

Kegiatan pelatihan dirancang agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang disampaikan, sehingga dapat dimplementasikan secara aplikatif dalam dunia kerja. Adapun metode yang digunakan adalah:

• Pre and Post Test
• Interactive Lecture
• Group Discussion
• Case Study
• Role Play
• Workshop Praktik
• Self Assessment
• Action Plan Development
• Evaluasi Training

Trainer : Spectracentre Trainer Team