EXPEDITOR PROCUREMENT

Durasi : 09.00 - 16.00 WIB

PENDAHULUAN

Di era industri yang bergerak cepat dan kompetitif, proses pengadaan barang dan jasa (procurement) memegang peranan penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Salah satu tantangan utama adalah keterlambatan pengiriman barang atau material, yang dapat mengganggu produksi, menimbulkan biaya tambahan, dan menurunkan kepuasan pelanggan.

Peran Expeditor Procurement menjadi krusial dalam memastikan setiap Purchase Order (PO) diproses, dikirim, dan diterima sesuai jadwal. Expeditor bertugas memonitor, follow-up, serta melakukan koordinasi dengan supplier dan pihak internal untuk mengurangi risiko keterlambatan dan memastikan kelancaran supply chain.

Dengan meningkatnya kompleksitas rantai pasok, perusahaan membutuhkan SDM yang kompeten, proaktif, dan terampil dalam manajemen pengadaan dan expediting. Oleh karena itu, pelatihan ini disusun untuk membekali peserta dengan kemampuan praktis dan teoritis sebagai Expeditor Procurement profesional.

DASAR PEMIKIRAN

1. Efisiensi Supply Chain: Monitoring dan follow-up yang efektif dapat meminimalkan keterlambatan pengiriman.
2. Peran Strategis Expeditor: Expeditor bukan hanya menjalankan instruksi, tetapi juga berperan sebagai penghubung strategis antara supplier dan internal.
3. Keterampilan & Tools Modern: Penggunaan tools seperti ERP, Excel tracking, dan KPI supplier meningkatkan efektivitas pemantauan dan pengambilan keputusan.
4. Pengembangan SDM Profesional: Pelatihan ini akan meningkatkan kemampuan analisis, komunikasi, dan problem solving peserta sehingga mampu menghadapi tantangan operasional secara proaktif.

TUJUAN PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu :

1. Memahami peran dan tanggung jawab Expeditor Procurement secara menyeluruh.
2. Menguasai teknik monitoring, follow-up, dan eskalasi PO.
3. Mengidentifikasi risiko keterlambatan dan menyusun langkah mitigasi.
4. Meningkatkan komunikasi efektif dan negosiasi dengan supplier.
5. Mengelola dokumentasi pengadaan dan laporan pengiriman secara efisien.
6. Mengukur performa supplier menggunakan KPI dan menerapkan continuous improvement.

TARGET PESERTA

• Staff atau tim procurement, warehouse, logistik, atau supply chain yang terlibat dalam monitoring dan expediting.
• Peserta minimal memiliki pemahaman dasar tentang proses procurement.

MATERI PELATIHAN

Sesi 1: Pengantar Procurement & Expediting

• Peran expeditor dalam supply chain
• Siklus pengadaan barang/jasa
• Hubungan internal dan supplier
• Tahapan procurement: Request → Approval → Purchase Order → Delivery
• Dokumentasi & administrasi
• Sistem ERP atau tools procurement
• Metode: Ceramah + simulasi alur procurement di ERP/Excel

Sesi 2: Teknik Expediting & Manajemen Risiko

• Monitoring PO: daily/weekly follow-up
• Prioritas pengiriman & critical items
• KPI supplier: on-time delivery, quality, responsiveness
• Identifikasi keterlambatan dan hambatan
• Mitigasi risiko, contingency plan
• Escalation: kapan dan bagaimana

Sesi 3: Komunikasi Efektif dengan Supplier

• Negosiasi pengiriman dan klarifikasi
• Teknik persuasi & diplomasi
• Tracking harian/mingguan PO di Excel
• Analisis data pengiriman
• Template laporan status PO: warna hijau (on-time), kuning (delay minor), merah (critical delay)

Sesi 4: Evaluasi Supplier

• KPI supplier: delivery, quality, responsiveness
• Penilaian performa supplier
• Feedback dan improvement plan
• Identifikasi risiko, mitigasi, eskalasi
• Tips efisiensi dan produktivitas expeditor

Trainer : Spectracentre Trainer Team