DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM ( Basic - Intermediate Level )

Durasi : 2 Hari (09.00 - 16.00 WIB)

Deskripsi Pelatihan

Pengelolaan dokumen yang tidak terkontrol dapat menimbulkan berbagai risiko seperti kehilangan data penting, duplikasi dokumen, kesalahan versi, hingga kegagalan saat audit. Di era digital dan tuntutan compliance yang semakin ketat, perusahaan dituntut memiliki sistem Document Control dan Filing System yang terstruktur, terdokumentasi, serta terintegrasi secara fisik maupun digital.

Pelatihan ini dirancang untuk memberikan pemahaman komprehensif sekaligus keterampilan praktis dalam membangun, mengelola, dan mengendalikan sistem dokumen perusahaan sesuai best practice dan standar audit terkini.

Tujuan dan Manfaat Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta mampu:

1. Memahami prinsip dasar Document Control dan Filing System.
2. Membedakan dokumen dan record dalam sistem manajemen perusahaan.
3. Menyusun sistem klasifikasi dan pengkodean dokumen yang sistematis.
4. Mengelola dokumen fisik dan digital secara efektif.
5. Menerapkan sistem version control dan distribusi dokumen.
6. Menyusun SOP Document Control yang aplikatif.
7. Mempersiapkan sistem dokumen untuk kebutuhan audit dan compliance.

Siapa yang disarankan untuk mengikuti pelatihan ?

• Staff Administrasi
• Secretary / Personal Assistant
• Document Controller
• Staff HR, GA, Legal
• Quality Assurance / ISO Team
• Project Administration
• Seluruh bagian yang terlibat dalam pengelolaan dokumen perusahaan

Materi Pelatihan

1. Konsep Dasar Document Control

       •          Definisi dan ruang lingkup Document Control

       •          Perbedaan Document vs Record

       •          Risiko operasional akibat sistem dokumen yang buruk

       •          Prinsip dasar pengendalian dokumen

       •          Siklus hidup dokumen (Document Lifecycle)

2. Standar & Best Practice Pengendalian Dokumen

       •          Konsep Document Control dalam sistem manajemen mutu

       •          Audit trail dan traceability

       •          Compliance dan governance

       •          Pengendalian dokumen terkendali vs tidak terkendali

       •          Master Document List

3. Sistem Klasifikasi dan Kode Dokumen

       •          Teknik klasifikasi (abjad, numerik, alfanumerik, subjek)

       •          Struktur folder departemen dan perusahaan

       •          Sistem penomoran dokumen (Document Numbering System)

       •          Standar penamaan file digital

       •          Metadata dan tagging

4. Filing System (Fisik & Digital)

A. Filing System Fisik

       •          Centralized vs decentralized filing

       •          Arsip aktif, semi aktif, dan inaktif

       •          Retention schedule

       •          Prosedur pemusnahan dokumen

B. Digital Filing System

       •          Struktur folder digital yang efektif

       •          Shared drive vs cloud system

       •          Hak akses dan keamanan data

       •          Backup dan disaster recovery sederhana

5. Proses Document Control

       •          Proses pembuatan dokumen

       •          Review dan approval workflow

       •          Distribusi dan sosialisasi dokumen

       •          Version control & change management

       •          Penanganan dokumen obsolete

6. Penyusunan SOP Document Control

       •          Struktur SOP yang benar

       •          Kebijakan pengendalian dokumen

       •          Template formulir kontrol dokumen

       •          Master List Dokumen

       •          Retention & Disposal Policy

       •          Checklist audit dokumen

7. Digital Document Management & Automation

       •          Konsep Electronic Document Management System (EDMS)

       •          Automasi approval

       •          Digital signature

       •          Integrasi dengan sistem HRIS / ERP

       •          Dasar keamanan informasi dalam pengelolaan dokumen

8. Audit & Compliance Readiness

       •          Persiapan menghadapi audit internal dan eksternal

       •          Temuan umum dalam audit dokumen

       •          Cara melakukan internal document audit

       •          Risk mitigation dalam pengelolaan dokumen

       •          Continuous improvement sistem dokumen

Metode Pelatihan

Kegiatan pelatihan dirancang agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang disampaikan, sehingga dapat dimplementasikan secara aplikatif dalam dunia kerja. Adapun metode yang digunakan adalah:

• Pre and Post Test
• Interactive Lecture
• Diskusi Kelompok
• Workshop & Simulation
• Case Study
• Template Practice 
• Evaluasi Training

Trainer : Spectracentre Trainer Team