Basic Procurement

Durasi : 2 Hari (09.00 - 16.00 WIB)

Deskripsi Training

Di tengah tuntutan efisiensi biaya, transparansi, dan tata kelola yang baik, fungsi procurement tidak lagi sekadar aktivitas pembelian, tetapi telah menjadi peran strategis yang berkontribusi langsung terhadap kinerja dan daya saing perusahaan. Proses pengadaan yang tidak terstruktur berpotensi menimbulkan pemborosan, risiko operasional, hingga potensi fraud. Pelatihan Basic Procurement ini dirancang untuk memberikan pemahaman mendasar yang komprehensif mengenai proses pengadaan barang dan jasa secara end-to-end. Peserta akan mempelajari tahapan procurement mulai dari perencanaan kebutuhan, penyusunan spesifikasi, pemilihan vendor, proses tender, hingga negosiasi dan pengelolaan kontrak.

Selain konsep, pelatihan ini juga menekankan pada praktik terbaik (best practices) yang relevan dengan kebutuhan industri saat ini, termasuk penggunaan metode evaluasi vendor yang objektif, prinsip negosiasi yang efektif, serta pengendalian risiko dalam proses pengadaan. Peserta akan diajak untuk memahami bagaimana menjalankan procurement secara profesional, transparan, dan akuntabel. Melalui pendekatan interaktif, studi kasus, serta simulasi, peserta diharapkan mampu mengaplikasikan langsung pengetahuan yang diperoleh dalam pekerjaan sehari-hari. Pelatihan ini sangat cocok bagi praktisi yang baru terlibat dalam fungsi procurement maupun pihak-pihak terkait yang ingin meningkatkan pemahaman dan efektivitas proses pengadaan di Perusahaan.

Tujuan dan Manfaat Training

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta mampu:

• Memahami konsep dasar procurement dan perannya dalam organisasi
• Menjalankan proses pengadaan secara sistematis dan efisien
• Menyusun spesifikasi kebutuhan dan dokumen pengadaan
• Melakukan evaluasi dan seleksi vendor secara objektif
• Memahami prinsip negosiasi dan manajemen kontrak
• Menghindari risiko dan fraud dalam proses pengadaan

Siapa yang disarankan untuk mengikuti Pelatihan ini ?

• Staff procurement / purchasing
• Staff keuangan / accounting
• Staff operasional / logistik
• Supervisor / junior manager
• Siapa saja yang terlibat dalam proses pengadaan

Materi Training 

Session 1: Introduction to Procurement

       •          Definisi dan ruang lingkup procurement

       •          Perbedaan procurement vs purchasing vs sourcing

       •          Peran strategis procurement dalam perusahaan

       •          Prinsip dasar procurement (transparency, fairness, accountability)

Session 2: Procurement Cycle (End-to-End Process)

       •          Tahapan procurement: Perencanaan kebutuhan / Vendor sourcing / Tender / RFQ / RFP / Evaluasi & negosiasi / Award & kontrak / Delivery & pembayaran

       •          Procurement flow dalam organisasi

Session 3: Procurement Planning & Specification

       •          Identifikasi kebutuhan (user requirement)

       •          Penyusunan spesifikasi teknis (TOR / SOW)

       •          Penyusunan anggaran (cost estimation)

       •          Make or buy decision

Session 4: Vendor Management & Sourcing Strategy

       •          Cara mencari dan memilih vendor

       •          Vendor qualification & prequalification

       •          Database vendor dan supplier evaluation

       •          Single vs multiple sourcing

Session 5: Dokumen Pengadaan

       •          RFQ (Request for Quotation)

       •          RFP (Request for Proposal)

       •          Tender document

       •          Purchase Requisition & Purchase Order

Session 6: Vendor Evaluation & Selection

       •          Metode evaluasi vendor: Administrasi / Teknis / Harga

       •          Weighted scoring method

       •          Total Cost of Ownership (TCO)

Session 7: Negotiation Skills for Procurement

       •          Prinsip dasar negosiasi

       •          Strategi win-win solution

       •          Teknik negosiasi harga dan kontrak

       •          Kesalahan umum dalam negosiasi

Session 8: Contract Management

       •          Jenis-jenis kontrak procurement

       •          Komponen utama kontrak

       •          SLA (Service Level Agreement)

       •          Monitoring & performance vendor

Session 9: Risk Management & Fraud Prevention

       •          Risiko dalam procurement

       •          Indikasi fraud dan konflik kepentingan

       •          Pengendalian internal dalam pengadaan

       •          Compliance & governance

Session 10: Procurement Digitalization & Best Practice

       •          E-Procurement & sistem digital

       •          Tren procurement modern (data-driven, automation)

       •          KPI procurement

       •          Continuous improvement

Metode Pelatihan

Kegiatan pelatihan dirancang agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang disampaikan, sehingga dapat dimplementasikan secara aplikatif dalam dunia kerja. Adapun metode yang digunakan adalah:

• Pre and Post Test
• Interactive lecture
• Case study
• Group discussion
• Simulation & role play
• Sharing best practices
• Evaluasi Training

Trainer : Spectracentre Trainer Team