USING AI TOOLS IN PROCUREMENT - IND

DESKRIPSI PELATIHAN 

Using AI Tools in Procurement merupakan pelatihan yang dirancang untuk membekali profesional procurement, purchasing, supply chain, dan pengadaan dengan pemahaman serta keterampilan praktis dalam memanfaatkan Artificial Intelligence (AI) untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, akurasi, dan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pengadaan.

Pelatihan ini membahas penerapan berbagai AI tools dalam aktivitas procurement, mulai dari supplier sourcing, market research, analisis dan perbandingan penawaran, evaluasi vendor, penyusunan dokumen procurement, contract review, spend analysis, risk identification, hingga supplier performance monitoring.

Peserta juga akan mempelajari cara menggunakan AI secara efektif, aman, dan bertanggung jawab, termasuk teknik menyusun prompt yang tepat, melakukan validasi hasil AI, menjaga kerahasiaan data perusahaan, serta mengintegrasikan AI dengan proses kerja procurement tanpa mengabaikan prinsip governance, compliance, dan human judgment.

Melalui pendekatan yang praktis dan berbasis studi kasus, peserta diharapkan mampu mengidentifikasi peluang penggunaan AI dalam proses procurement dan menghasilkan proses pengadaan yang lebih cepat, data-driven, strategic, transparent, dan value-oriented.

TUJUAN PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

1. Memahami konsep dasar Artificial Intelligence (AI) dan relevansinya dalam fungsi procurement dan purchasing.
2. Mengidentifikasi peluang penggunaan AI untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas proses pengadaan.
3. Menggunakan AI tools untuk supplier sourcing dan market research, termasuk mencari dan mengolah informasi supplier secara lebih cepat.
4. Memanfaatkan AI untuk menganalisis, membandingkan, dan mengevaluasi quotation/vendor berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
5. Menggunakan AI untuk membantu spend analysis, cost analysis, dan procurement reporting.
6. Memanfaatkan AI dalam penyusunan dokumen procurement, seperti RFQ, RFP, email vendor, procurement summary, dan laporan pengadaan.
7. Menggunakan AI untuk membantu contract review dan identifikasi procurement risks secara lebih sistematis.
8. Meningkatkan kemampuan prompt engineering agar dapat menghasilkan output AI yang relevan, akurat, dan sesuai kebutuhan procurement.
9. Memahami aspek data privacy, confidentiality, compliance, dan responsible AI dalam penggunaan AI untuk pengadaan.
10. Mengembangkan pendekatan procurement yang lebih strategic, data-driven, efficient, transparent, dan value-oriented melalui pemanfaatan teknologi AI.

TARGET PESERTA 

Pelatihan ini ditujukan bagi profesional yang terlibat dalam proses procurement, purchasing, supply chain, dan vendor management, khususnya:

• Procurement Manager / Head of Procurement
• Procurement Officer / Procurement Specialist
• Purchasing Manager / Purchasing Staff
• Strategic Sourcing & Sourcing Specialist
• Buyer dan Purchasing Analyst
• Supply Chain Manager / Supply Chain Staff
• Vendor & Supplier Management
• Contract Management / Contract Administrator
• Procurement Analyst dan Spend Analyst
• Warehouse & Logistics Management yang terkait dengan proses pengadaan
• Finance & Accounting yang terlibat dalam procurement dan cost analysis
• Risk, Compliance & Internal Audit yang berkaitan dengan procurement governance
• Project Manager / Operational Manager yang memiliki tanggung jawab pengadaan
• Profesional lain yang ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas procurement melalui pemanfaatan AI tools.

MATERI PELATIHAN 

1. Introduction to AI in Procurement

• Konsep dasar Artificial Intelligence, Generative AI, dan Machine Learning
• Peran AI dalam transformasi procurement
• Procurement processes yang dapat dioptimalkan dengan AI
• Opportunities, benefits, dan limitations penggunaan AI

2. AI Tools & Procurement Use Cases

• Overview AI tools yang relevan untuk procurement
• AI untuk research, analysis, writing, summarizing, dan reporting
• Identifikasi use case AI berdasarkan aktivitas procurement
• Membangun AI-enabled procurement workflow

3. Prompt Engineering for Procurement

• Dasar-dasar prompt engineering
• Teknik membuat prompt yang efektif
• Role, context, objective, constraint, dan expected output
• Prompt untuk sourcing, purchasing, vendor evaluation, dan reporting
• Praktik membuat Procurement Prompt Library

4. AI for Supplier Sourcing & Market Research

• Mencari dan mengidentifikasi potential suppliers
• Supplier market research menggunakan AI
• Membuat supplier shortlist
• Analisis informasi supplier dan market trends
• Membantu proses RFQ/RFP preparation

5. AI for Supplier Evaluation & Selection

• Membuat supplier evaluation criteria
• Analisis dan perbandingan quotation
• Vendor scoring dan supplier ranking
• Identifikasi supplier strengths, weaknesses, dan risks
• Studi kasus AI-Assisted Supplier Selection

6. AI for Cost & Spend Analysis

• Konsep spend analysis
• Mengelompokkan procurement spending dengan AI
• Analisis price comparison
• Identifikasi cost-saving opportunities
• Membantu membuat procurement dashboard dan management report

7. AI for Procurement Documentation

• Membuat RFQ/RFP/RFI
• Penyusunan email komunikasi dengan supplier
• Membuat procurement summary
• Meeting minutes dan action items
• Penyusunan procurement report dengan bantuan AI

8. AI for Contract & Procurement Risk Management

• AI-assisted contract review
• Identifikasi key clauses dan contractual risks
• Identifikasi procurement fraud indicators
• Supplier risk assessment
• Risk mitigation recommendations

9. AI for Supplier Performance Management

• Analisis supplier performance
• KPI dan vendor scorecard
• Analisis delivery, quality, cost, dan service performance
• Identifikasi supplier performance trends
• Penyusunan supplier performance report

10. AI for Procurement Decision Making

• Menggunakan AI sebagai decision-support tool
• Data-driven procurement decision
• Scenario analysis dan what-if analysis
• Strategic sourcing menggunakan AI
• Human judgment vs. AI recommendation

11. AI Governance, Data Privacy & Responsible AI

• Confidentiality dalam penggunaan AI
• Perlindungan data supplier dan perusahaan
• Risiko penggunaan AI dalam procurement
• Bias, hallucination, dan inaccurate AI output
• Validation dan human-in-the-loop
• AI governance dan compliance

12. Practical Workshop: AI-Powered Procurement

• Simulasi supplier sourcing
• Analisis dan perbandingan quotation
• Vendor evaluation dengan AI
• Spend/cost analysis
• Contract risk identification
• Penyusunan procurement report
• Penyusunan Procurement AI Action Plan untuk implementasi di perusahaan

Trainer : Spectracentre Trainer Team