PROFESSIONAL EXECUTIVE SECRETARY DEVELOPMENT PROGRAM (Level Direksi)

Durasi : 09.00 – 16.00 WIB

DESKRIPSI PELATIHAN

Peran Sekretaris Direksi saat ini tidak lagi sekadar administratif, tetapi telah berkembang menjadi strategic business partner yang berperan penting dalam mendukung efektivitas kepemimpinan Direksi. Sekretaris Direksi dituntut memiliki mental profesional, integritas tinggi, kemampuan komunikasi strategis, manajemen dokumen yang sistematis, serta kecakapan dalam menjaga citra perusahaan.

Pelatihan ini dirancang secara khusus untuk memenuhi kebutuhan Perusahaan, dengan penekanan pada:

  •     Pembentukan mental dasar dan sikap profesional sekretaris

  •     Penguatan fungsi sekretaris sebagai pejabat penghubung komunikasi Direksi dengan stakeholders

  •     Pendalaman administrasi dokumen, surat menyurat, notulensi dan laporan manajemen

  •     Peningkatan kemampuan sebagai mediator internal perusahaan

  •     Penguatan grooming dan table manner sebagai representasi corporate image

Pelatihan menggunakan pendekatan interaktif berbasis studi kasus, simulasi, dan praktik langsung agar peserta mampu mengaplikasikan materi secara nyata dalam lingkungan kerja Direksi. 

TUJUAN DAN MANFAAT PELATIHAN 

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta mampu:

1. Memiliki mental, sikap, dan etika profesi sebagai Sekretaris Direksi.
2. Menjalankan fungsi sekretaris secara profesional dan strategis.
3. Mengelola komunikasi Direksi dengan stakeholders secara efektif.
4. Menguasai administrasi dokumen, surat menyurat dan notulensi secara sistematis.
5. Menerapkan grooming dan table manner sesuai standar profesional perusahaan. 

MATERI PELATIHAN 

Sesi 1 – Opening & Mindset Alignment

1. Introduction: Mental Dasar Seorang Sekretaris

       •          Mindset sekretaris sebagai trusted strategic partner, bukan hanya admin

       •          Sikap positif dalam tekanan kerja tinggi

       •          Self-motivation & emotional maturity

       •          Business etiquette level direksi

       •          Etika profesi sekretaris (confidentiality, loyalty, integrity)

Sesi 2 – Fungsi Sekretaris Secara Profesional (Level Direksi)

       •          Sekretaris sebagai pejabat penghubung (liaison officer)

       •          Managing stakeholder communication

       •          Penyusunan laporan manajemen (struktur, bahasa formal, ringkas & tajam)

       •          Peran sebagai Relation Officer (internal & eksternal)

       •          Sistem manajemen informasi perusahaan

       •          Basic risk management dalam fungsi sekretaris

       •          Risiko informasi bocor

       •          Risiko salah komunikasi

       •          Risiko dokumen tidak terkontrol

Sesi 3 – Peran & Tanggung Jawab Sekretaris

A. Human Relations (Strategic Communication Role)

       •          Komunikasi asertif & diplomatis

       •          Handling difficult person

       •          Menjaga wibawa pimpinan

B. Tugas Produktif Sekretaris

       1.         Tanggung jawab & loyalitas profesional

       2.         Kebijakan & kepatuhan administrasi

       3.         Manajemen surat menyurat: Jenis surat resmi direksi / Format surat formal & semi formal / Bahasa bisnis profesional / Disposisi surat

       4.         Sistem kearsipan modern:

       •          Manual & digital filing system

       •          Klasifikasi dokumen direksi

       •          Retensi dokumen

       •          Pengamanan arsip rahasia

       5.         Korespondensi profesional:

       •          Email etiquette level direksi

       •          Redaksi jawaban atas nama direksi

       6.         Pengelolaan rapat:

       •          Persiapan rapat direksi

       •          Penyusunan agenda

       •          Teknik notulensi profesional

       •          Penyusunan Minutes of Meeting (MoM)

       7.         Penyusunan laporan kegiatan direksi

Sesi 4 – Tugas & Pelayanan terhadap Atasan

       •          Sumber & filter informasi

       •          Tangan kanan pengatur aktivitas pimpinan

       •          Gatekeeper & communication bridge

       •          Alternatif pimpinan dalam menuangkan ide

       •          Secret keeper (confidentiality management)

       •          Mediator pimpinan dengan bawahan

Sesi 5 – Tugas & Pelayanan terhadap Karyawan

       •          Mediator profesional

       •          Menjaga netralitas

       •          Handling complaint internal

       •          Komunikasi lintas divisi

Sesi 6 – Grooming & Professional Appearance

       •          Personal branding sekretaris direksi

       •          Grooming sesuai level pimpinan

       •          Body language profesional

       •          Voice tone & manner

       •          Penampilan formal vs semi formal

       •          Kesalahan umum grooming sekretaris

Sesi 7 – Table Manner & Executive Etiquette

       •          Basic international table manner

       •          Business lunch etiquette

       •          Seating arrangement

       •          Etika jamuan formal

       •          Hal-hal yang tidak boleh dilakukan

       •          Simulasi situasi jamuan direksi

Metode Pelatihan

Kegiatan pelatihan dirancang agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang disampaikan, sehingga dapat dimplementasikan secara aplikatif dalam dunia kerja. Adapun metode yang digunakan adalah:

• Pre and Post Test
• Interactive lecture
• Case study level direksi
• Role play & simulation
• Workshop praktik surat & notulensi
• Discussion & reflection
• Grooming assessment 
• Evaluasi Training

Trainer : Spectracentre Trainer Team