PROFESSIONAL PROCUREMENT EXPEDITING MANAGEMENT

DESKRIPSI PELATIHAN

Pelatihan Professional Procurement Expediting Management dirancang untuk meningkatkan kompetensi profesional dalam mengelola dan memantau proses pengadaan barang serta peralatan, khususnya di industri minyak dan gas (Oil & Gas). Pelatihan ini membekali peserta dengan pengetahuan dan keterampilan dalam memonitor Purchase Order (PO), melakukan koordinasi dan tindak lanjut kepada vendor, memantau progres fabrikasi, mengoordinasikan inspeksi, serta memastikan pengiriman material sesuai dengan jadwal dan spesifikasi yang telah ditetapkan.

Melalui pelatihan ini, peserta akan mempelajari teknik procurement expediting yang efektif, pengendalian jadwal pengadaan, identifikasi potensi keterlambatan, pengelolaan risiko, serta penyusunan laporan progres pengadaan. Pelatihan juga menekankan pentingnya koordinasi antara tim Procurement, Engineering, Project Management, QA/QC, dan Logistics untuk mendukung kelancaran proyek.

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu menjalankan fungsi procurement expediting secara profesional, meningkatkan kinerja vendor, meminimalkan risiko keterlambatan pengiriman, serta mendukung penyelesaian proyek Oil & Gas secara efektif, tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan

TUJUAN  PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

1. Memahami proses procurement expediting di industri Oil & Gas, mulai dari penerbitan Purchase Order (PO) hingga pengiriman material ke lokasi proyek.
2. Melakukan monitoring pengadaan dengan menyusun dan memperbarui procurement tracking list serta delivery schedule secara akurat.
3. Melaksanakan vendor follow-up secara efektif untuk memperoleh pembaruan progres pengadaan, fabrikasi, inspeksi, dan pengiriman barang.
4. Mengidentifikasi potensi keterlambatan pengadaan serta menyusun rencana tindak lanjut untuk meminimalkan dampaknya terhadap jadwal proyek.
5. Menyusun laporan expediting yang mencakup status PO, progres vendor, estimasi tanggal pengiriman, kendala, dan tindakan korektif.
6. Meningkatkan ketepatan monitoring jadwal pengiriman, dengan target minimal 95% kelengkapan dan ketepatan pembaruan data pada procurement tracking report selama simulasi pelatihan.
7. Menerapkan teknik koordinasi lintas fungsi dengan tim Procurement, Engineering, QA/QC, Project Management, dan Logistics untuk mendukung kelancaran pengadaan material.

TARGET PESERTA

Pelatihan ini ditujukan bagi para profesional yang terlibat dalam proses pengadaan barang, pemantauan vendor, pengendalian material, dan koordinasi proyek, khususnya di industri minyak dan gas (Oil & Gas), meliputi:

1. Procurement Expeditor
2. Procurement Officer dan Procurement Specialist
3. Buyer dan Purchasing Officer
4. Supply Chain Management Personnel
5. Material Controller dan Material Coordinator
6. Vendor Management dan Supplier Coordinator
7. Project Procurement Engineer
8. Logistics dan Materials Management Personnel
9. Project Engineer dan Project Coordinator
10. Profesional yang terlibat dalam pengadaan material dan peralatan untuk proyek Oil & Gas, EPC, konstruksi, dan industri energi.

DAY 1: PROCUREMENT EXPEDITING & VENDOR MANAGEMENT

Modul 1. Introduction to Oil & Gas Procurement Expediting

• Konsep dan peran Procurement Expediting dalam industri Oil & Gas
• Siklus pengadaan dan tahapan Purchase Order (PO)
• Tanggung jawab dan ruang lingkup kerja Procurement Expeditor

Modul 2. Purchase Order Monitoring & Vendor Follow-Up

• Monitoring status Purchase Order dan jadwal pengadaan
• Teknik komunikasi dan follow-up vendor
• Pemantauan progres produksi dan fabrikasi material
• Evaluasi kinerja vendor dan supplier

Modul 3. Material Inspection & Quality Coordination

• Pemantauan kesiapan material dan peralatan
• Koordinasi inspeksi dengan tim QA/QC dan pihak terkait
• Monitoring dokumen teknis dan sertifikat material
• Identifikasi ketidaksesuaian dan tindak lanjut perbaikan

Modul 4. Procurement Tracking & Documentation

• Penyusunan Procurement Tracking List
• Monitoring manufacturing dan delivery schedule
• Pengelolaan dokumen serta korespondensi vendor
• Praktik pembaruan data progres pengadaan

DAY 2: DELIVERY CONTROL, RISK MANAGEMENT & REPORTING

Modul 5. Delivery Schedule & Logistics Coordination

• Pengendalian jadwal pengiriman material
• Koordinasi dengan tim Logistics dan Material Management
• Pemantauan kesiapan pengiriman dan dokumen pendukung
• Koordinasi penerimaan material di lokasi proyek

Modul 6. Expediting Risk & Delay Management

• Identifikasi penyebab keterlambatan pengadaan
• Analisis dampak keterlambatan terhadap jadwal proyek
• Penyusunan rencana mitigasi dan recovery plan
• Penanganan kendala vendor dan eskalasi masalah

Modul 7. Expediting Report & Performance KPI

• Penyusunan Expediting Progress Report
• Monitoring indikator kinerja pengadaan dan vendor
• Analisis status PO dan potensi keterlambatan
• Penyusunan laporan untuk Project Manager dan Procurement Manager

Modul 8. Case Study & Practical Workshop

• Simulasi monitoring PO dan progres fabrikasi
• Praktik penyusunan Procurement Tracking List
• Studi kasus keterlambatan pengiriman material Oil & Gas
• Penyusunan Expediting Report dan rencana tindak lanjut

Trainer : Spectracentre Trainer Team